Hochwertige PDF-Formulare

Technische Voraussetzungen

PDF-Formulare können in unterschiedlicher Qualität erstellt werden. Welche Qualität ein PDF-Formular haben soll, hängt selbstverständlich von dem Einsatzzweck und der Zielgruppe ab. Wird ein PDF-Formular in Beratung und Verkauf oder als Vertragswerk genutzt, haben hochwertige PDF-Formulare Vorteile. Bei internen Zwecken reicht oft eine einfache, funktionsfähige Lösung.

Das Schaubild „PDF-Formulare: Das Prinzip der zwei Schichten“ visualisiert den Aufbau einer Seite eines PDF-Formulars: Im Hintergrund liegt ein statisches PDF, auf dem sich Formularfelder befinden. Dieses Zwei-Schichten-Prinzip spiegelt den Arbeitsprozess bei der manuellen Erstellung von PDF-Formularen wider: Zunächst wird das statische PDF für den Hintergrund erstellt, dann werden die Felder gesetzt und um Programmierung ergänzt.

PDF-Formulare aus Word und Excel

Bei einfachen PDF-Formularen wird in der Praxis oft für den ersten dieser beiden Schritte – die Erstellung des statischen PDFs im Hintergrund – die gängige Bürosoftware von Microsoft eingesetzt. In der Regel wird ein Office-Dokument – entweder ein Word-Dokument oder ein mit der Tabellenkalkulationssoftware Excel erstelltes Dokument – in ein PDF umgewandelt und schon ist der Hintergrund fertig. Auf dieses statische PDF werden anschließend mit Hilfe von Adobe Acrobat Formularfelder gesetzt. Anschließend erfolgt die Programmierung. Die so erstellten einfachen PDF-Formulare können – je nach Qualitätsanspruch – ihrem Zweck dienen. Es geht aber besser.

Vorteile hochwertiger PDF-Formulare

Bei hochwertigen PDF-Formularen wird der statische Hintergrund mit professionellen Layout-Programmen erzeugt. Die Programme Adobe InDesign und Adobe Illustrator bietet nicht nur einen großen Gestaltungsspielraum beim Layout, sie können auch mit Vektorgrafiken umgehen und liefern mit ihrem programminternen Export optimale PDF-Dateien. Mit dieser guten Ausgangsbasis können hochwertige PDF-Formulare erstellt werden. Diese PDF-Formulare haben eine kleine Dateigröße. Dadurch können sie schneller und ressourcenschonender in den Acrobat Reader geladen werden und ermöglichen eine flüssige Bearbeitung. Auch bei Vergrößerungen in der Bildschirmansicht oder Print-Ausgaben bleibt die Darstellung klar und scharf.

Praxisbeispiel: PDF-Formulare in der Kundenberatung

In der Kundenberatung werden PDF-Formulare eingesetzt, um anhand von individuellen Eingaben und Kundendaten Berechnungen durchzuführen und Ergebnisse darzustellen.

Oft soll anschließend dem Kunden das Ergebnis als Kopie übermittelt werden. Dabei erhält der Kunde ein PDF-Dokument, das nicht mehr veränderbar ist. Dieses statische PDF hat keine Formularfelder mehr, der Inhalt der Formularfelder bleibt jedoch in der richtigen Formatierung erhalten. Hierfür wird gern der Umweg über die Funktionalität „Drucken in PDF-Datei“ gewählt. Das ist ein pragmatisches und in der Praxis häufig verwendetes Verfahren. Bei dieser Vorgehensweise werden zwar PDF-Formulare in statische PDFs umgewandelt, jedoch lässt sich ein Qualitätsverlust nicht vermeiden. Wie groß er ist, hängt von der Güte des ursprünglichen PDF-Formulars ab.

Es zahlt sich also aus, wenn von Anfang an auf hochwertige Produktion gesetzt wird.

Qualität von PDF-Formularen: Technische Kriterien

  • Eine kleine Dateigröße ermöglicht das schnelle und ressourcenschonende Laden sowie die flüssige Bearbeitung im Acrobat Reader.
  • Ein hochwertiges PDF-Formular kann in guter Qualität ausgedruckt werden.
  • Die Darstellung in der Bildschirmansicht bleibt auch bei der Vergrößerung klar und scharf.

Qualität von PDF-Formularen: Inhaltliche und konzeptionelle Kriterien

  • Eine klare Struktur mit aussagekräftigen Beschreibungen vereinfacht dem Benutzer die Handhabung.
  • Die Eingabe von Daten bedeutet für den Benutzer Aufwand. Zu viele Formularfelder machen für den Benutzer ein Formular unübersichtlich. Daher sollten Formularfelder – wenn möglich – reduziert, in jedem Fall logisch gruppiert werden.